Outlook, tak ako každý iný e-mailový klient, je určený predovšetkým pre osobnú komunikáciu one-to-one. Tiež je veľmi vhodný pre osobné ponuky služieb konkrétnemu obchodnému partnerovi, avšak už menej vhodný pre rozosielanie konkrétnej ponuky niekoľkým partnerom naraz a úplne nevhodný pre hromadné ponuky.
Aké sú požiadavky na e-mailingový systém
Najprv potrebujeme vedieť, či bol e-mail doručený tomu, komu ho posielame. Získať túto informáciu nie je jednoduché ani pre profesionálne e-mailingové systémy. Práve tie si s tým dokážu poradiť najlepšie. Pokiaľ sa e-mail vráti ako nedoručený, mali by ste mať pri e-mailovom kontakte túto informáciu k dispozícii.
Ak využívate profesionálny e-mailingový nástroj, získate radu užitočných súhrnných informácií o práve rozoslanej ponuke. Budete vedieť nielen to, na koľko e-mailov ste ponuku rozoslali, ale aj koľko z nich bolo prijatých, respektíve vrátených. E-mailingové systémy evidujú i ďalšie informácie:
- koľko e-mailov adresáti otvorili;
- koľko ľudí sa z e-mailov preklikalo na váš web;
- koľko ľudí odpovedalo, že nemajú záujem o zasielanie vašich obchodných ponúk;
- taktiež evidovanie, ktorí konkrétní ľudia sa na web preklikali a na ktorý z odkazov to bolo.
A samozrejme požiadavka, aby e-mail na 3 000 adries neodchádzal 6 hodín a nebol zablokovaný napríklad na Zozname ako spam.
Splniť tieto základné požiadavky pri rozosielní z Outlooku je viac než obtiažne. Profesionálne e-mailingové systémy ale vedia aj ďalšie vychytávky:
- rozdelenie databáz kontaktov,
- archivácia e-mailov,
- archivácia štatistík,
- rychlá tvorba e-mailov zo šablón,
- personalizácia obsahu,
- personalizácia oslovení,
- automatický import kontaktov z webu, CRM či z inej databáze.
Výber systémov
Pokiaľ práve riešite, aký systém si vybrať, máte v podstate tieto možnosti:
- Open source systém inštalovaný na vlastný server - takýto systém je zadarmo, ale obvykle nebýva použiteľný pre slovenčinu, nemá technickú podporu, nemá zjednané odesielanie e-mailov do slovenských freemailov. Toto riešenie je vhodné pre malé rozosielky, obvykle bez záujmu na komerčnom úspechu rozosielky - neziskové organizácie, usporiadateľov kultúrnych akcií a pod.
- Vlastný systém - náklady na vývoj vlastného systému sa dajú odhadnúť na cca 7600 EUR za veľmi jednoduchý systém na rozosielanie e-mailov. Vedľa ceny tejto technickej prípravy je ďalej nutné započítať čas na jeho správu, zaradienie do white-listov, sledovanie black-listov, teda čas človeka, ktorý sa bude o systém starať a marketér to pravdepodobne nebude. Tento systém si môžu dovoliť len najväčšie firmy a e-shopy, ale aj tie často zvažujú, či nevyužíť inú možnosť.
- SaaS riešenie (SaaS na Wikipedii - http://cs.wikipedia.org/wiki/SaaS) - ide o hosťované riešenie, ku ktorému pristupujete cez internet. Nestaráte se o prevádzku, aktualizáciu, riešenie technických problémov, ale ho iba využívate. Takým riešením je tiež Mailkit.cz. Tento systém je vhodný predovšetkým pre komerčné subjekty, ktoré sa nechcú starať o technické problémy a majú záujem iba využívať pripravené a funkčné riešenia.
- Desktop program pre e-mailing - je software, ktorý si môžete nainštalovať na počítač a priamo z neho zadarmo rozesielať e-maily. Také systémy majú pokročilejšie správy databáz a ďalšie vymoženosti, narážajú ale na rad rovnakých problémov ako Outlook. Pri rozesielaní databáz ktoré obsahujú tisíc e-mailov sa program zahlcuje a nedokáže rozosielku zvládnuť v uspokojivom čase. Naviac je tu opäť problém s blokáciami freemailových schránok a riziko, že IP adresy vašej firmy budú zaradené na black-list a nebudete vedieť odoslať žiaden e-mail.
Finančná otázka
Je logické, že sa pýtate, či sa vám využitie plateného systému oplatí. Pokiaľ rozosielate rádovo desiatky e-mailov, bude prínos zanedbateľný. Pokiaľ však máte k dispozícii aspoň stovky e-mailov a posielate ponuky minimálne raz mesačne, už niet pochýb, že potrebujete využiť nejaký iný systém než Outlook.
Zvážte teda možnosti, z ktorých si môžete vybrať. Väčšina marketérov, ktorí chcú mať e-mailing naplno vo svojich rukách tak, aby im slúžil na zvýšenie propagácie tovaru, nakoniec volí SaaS riešenie, teda systém ako je Mailkit.cz.
Autor: Michal Krutiš, www.h1.cz